Arşiv dolabı ve arşivcilik

Yapılan işlerin sayısı arttıkça buna bağlı olarak evrakların sayısı da artmaktadır. Bu nedenle yoğun iş temposu birçok çalışan için arşiv dolabını sorunlu hale getirmektedir

Arşiv dolabı ve arşivcilik
30 Eylül 2017 Cumartesi 10:41

Gerek bağımsız çalışanlar gerekse firmalar için evrakları saklamak son derece önemlidir. Arşiv dolabı günümüzün vazgeçilmez eşyalarından birisidir. Bu kayıtlı verileri saklamak da büyük ölçekli kurum ve kuruluşların görevleri arasındadır. Bu görevi yerine getirebilmek de güçlü ve sağlam bir arşivleme ile mümkündür.

Yapılan işler nedeniyle birçok evrakı bir düzene göre sınıflandırmak ve bunları muhafaza etmek gerekmektedir. Bu açıdan bu evrakların korunabilmesi için kapsamlı bir dolaba ihtiyaç vardır. Evrak saklamak çalışanlar ve şirketler için oldukça önem arz etmektedir. Bu evrakları muhafaza etmek için kullanılan dolabı arşiv dolabı adı verilir. Herkesin renk ve tasarım seçimi farklıdır. Bu bakımdan arşivleri saklamak için seçilecek eşyanın da tasarımı ve rengi farklı olacaktır. Arşiv evraklarını saklamak için genellikle kompakt dadı verilen arşiv sistemi kullanılır. Bu sistemde tekerlekli raylı bir tasarım kullanılmaktadır. Böylece hem kolaylık sağlanmış olur hem de dosyaların birbirinden ayrılması sağlanır. Hızlı ve seri bir dolap şeklidir. Bu sistem eski arşiv yöntemlerine göre oldukça iyidir. Çünkü yer açısından da büyük tasarruf sağlar ve az yer kaplar. Raylı arşiv sistemi günümüzde hastanelerde, büyük kütüphane ve arşivlerde fabrikalarda ve devlet dairelerinin birçoğunda tercih edilmektedir. Böylece evraklar hem iyice muhafaza edilir hem de tozlanması lastikler sayesinde engellenmiş olur. Arşivleme sisteminde önemli bir husus da evrakların belli bir düzende içinde ve kolayca erişilebilir bir şekilde düzenlenmesidir. Kullanılacak arşiv dolabının bu düzen ve ihtiyacı karşılayacak şekilde olması gerekir. Böylece dolabın üzerine belli işaretler konularak, örneğin harf gibi bir işaret arşiv evraklarının güzel bir şekilde sınıflandırılmasına ve evrak lazım olduğu zaman kolaylıkla bulunmasına da imkân sağlamış olur. Raylı sistemde raflar hareketlendirilerek evraklara kolayca ulaşılır. Kurum ve kuruluşlar bunların yanı sıra kendilerine özgü bir arşivleme metoduna da sahiptirler. Bu açıdan bakıldığında kendilerine göre bir renk ve tasarım istemeleri de doğal bir seçimdir. Her arşiv sahibi kendi arşivleme yöntemini en iyi şekilde belirleyecek kimselerdir. Önemli olan arşiv dolabının koruyucu niteliğinin ön planda olması ve gereksinimi en iyi şekilde yansıtıyor olabilmesidir.

Arşiv belgeleri oldukça önemli olduğundan sağlam bir arşivleme yöntemine önem verilmelidir, arşiv dolabı mutlaka ihtiyacı sağlayacak niteliklere sahip olmalıdır. Evraklara en hızlı şekilde ulaşılabilecek, evrakları muhafaza edebilecek, bir arşivleme sisteminin kullanılması ve buna bağlı olarak da uygun bir dolabın kullanılması gerekmektedir. Evrakların büyük şirketler açısından ve özellikle de devlet açısından önemi çok büyüktür. Bu bakımdan bu kapsamlı çalışmaya sahip kurum ve kuruluşlar evraklarını en iyi bir biçimde muhafaza etmek zorundadırlar. Evrakların eksik veya hasarlı olması beraberinde büyük problemler getirmektedir.

Yorum Ekle
İsim
Yorumunuz onaylanmak üzere yöneticiye iletilmiştir.×
Dikkat! Suç teşkil edecek, yasadışı, tehditkar, rahatsız edici, hakaret ve küfür içeren, aşağılayıcı, küçük düşürücü, kaba, müstehcen, ahlaka aykırı, kişilik haklarına zarar verici ya da benzeri niteliklerde içeriklerden doğan her türlü mali, hukuki, cezai, idari sorumluluk içeriği gönderen Üye/Üyeler’e aittir.