Toplantı Salonu Ses Sistemleri hoparlörleri genellikle büyük konser hoparlörleri devreye alınarak ihtiyaç giderilmeye çalışılır. Bu durumda konuşmacının cızırtılar ve ötmeler nedeniyle sürekli olarak konuşmalarını kesmesi gerekir. Diğer yandan buna çözüm olarak ise ses hizmetlerini sağlayan yetkililer ses düzeyini azaltarak çözüm bulmaya çalışırlar ancak bu durum sorunu çözmediği gibi ve konser hoparlörleri eşit dağıtılmış hoparlör düzenine sahip olmadıklarından bu hoparlörlere uzak oturan kişiler bu defa da toplantı içeriğini kaçırmak durumunda kalırlar.
Aslında toplantı hoparlörlerinin bu tür cızırtıları yayınlamayan, mikrofonla etkileşime geçmeyen türden yapıda olanları tercih edilerek hazırlanmalıdır. Profesyonel Ses Sistemleri ile aynı salon içerisinde müzikli etkinlik konser hoparlörü ile ancak konuşmalar ise bu bahsettiğimiz hoparlörler üzerinden çok daha homojen yerleştirilip ses düzeni müzik yerine konuşmaya göre ayarlanarak hazırlanmalıdır.
Bu hazırlıkların hem müzik hem konuşma etkinliklerinin her ikisi için birden hazırlanması durumunda ortaya sürekli şikâyetler, konuşmacının sesini kesen cızırtılar veya toplantıyı kaçırdığını ifade eden şikâyet sesleri yükselecektir. Ayrıca dinleyicilerin soru sordukları bir bölüm de yer alacaksa aynı problem mikrofonu alan dinleyicileri duymayan konuşmacı için de geçerli olacaktır. Tüm bu kargaşa toplantının yapıldığı noktanın toplantıya hiç de uygun olmadığı kanaatinin ortaya çıkmasına yol açacaktır. Aslında bu durum idare edilebilir şeklinde algı gösteren organizatörlerden kaynaklanacağından, tesis sahibinin yerleşik bir konuşma sistemini toplantı salonuna entegre etmiş olması, tüm bu problemlerin aşılmasında oldukça etkili bir çözüm sağlaması açısından ciddi bir araç olacaktır.
Toplantı hoparlörleri ile birlikte eko ve amflikatör ayarları da önemlidir. ses sanatçılarının veya müzik dinletilerinin gerçekleştirildiği ayarlamalar yerine konuşmanın net ve anlaşılabilir ve rahatsız etmeyen bir ses düzeyinde çıkmasını sağlayan bir teçhizatın olması şarttır. Kimi teçhizatlar ise maliyetlerinin o kadar yüksek olmasına rağmen, basitçe maliyeti kısmak adına oyuncak niteliğinde ki mikrofonlarla heba edilmektedirler. Bu tür bir durum yaşamamak adına kullanım sıklığı, diğer teçhizatlara ayrılan bütçe gigi etmenler dikkate alınarak mikrofon tercihi de yapılmalı ve şekilde tüm ekipmanın bir bütün olarak işlevsellik kazanması sağlanmalıdır. Aksi takdirde tam performans alınması söz konusu olamaz.
Crestron Otomasyon sistemleri ile toplantı salonlarının içerisinde bulunan her türlü elektronik cihazı mobile cihazlardan kontrol etmek mümkündür.