Türk Ticaret Kanunu kapsamında ticari işletme işleten tacirlerin basiretli bir iş insanı olarak hareket etmesi gerektiği düzenlenmiştir. Bu kapsamda tacirler, ticari defter ve belgeleri en az 10 (on) yıl süre ile saklamak ile yükümlüdür.
Ticari defter ve belgelerin kaybolması durumunda başta Vergi Dairesi olmak üzere birçok kurum ile problemler yaşanılabileceği gibi, makul bir gerekçelendirilmenin yapılamaması durumunda tacir hakkında Vergi Usul Kanunu madde 359 kapsamında hapis cezası dahi söz konusu olabilir. Bu sebep ile tacirlerin saklamak ile yükümlü oldukları belgelerin kaybolması durumunda vakit kaybetmeksizin bir zayi belgesi alması önem arz etmektedir.
Türk Ticaret Kanunu Madde 87/2
Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.
Yetkili ve görevli mahkeme
Saklamakla yükümlü olunan belgelerin kaybolması durumunda, ticari işletmenin bulunduğu yer ticaret mahkemesine dava açılması gerekmektedir.
Hak düşürücü süre
Türk Ticaret Kanunu ve ilgili Yargıtay kararları kapsamında, davanın 15 günlük hak düşürücü süre içerisinde açılması gerektiği önemle vurgulanmaktadır. Burada 15 günlük hak düşürücü süre durumun hak sahibi kimselerce öğrenildiği tarihten itibaren başlamaktadır. Emsal mahkeme kararlarında sürenin aşılması akabinde açılan davalarda hak düşürücü sürenin geçmiş olduğundan bahis ile ret kararı verildiği görülmektedir.
Davanın tarafları
Ticaret mahkemesinde açılan, zayi belgesi taleple dosyanın bir karşı tarafı bulunmaması sebebi ile hasımsız olarak açılmalıdır.
Defter, kayıt veya belgeleri gizleme suçu
Tacirlerin saklamak ile yükümlü oldukları belgeleri kaybolduklarından haberdar olmalarından itibaren en geç 15 gün içerisinde zayi belgesi talep etmeleri gerekecektir. Aksi takdirde, olası bir soruşturmada Vergi Usul Kanunu Madde 359 kapsamında hapis cezası ile karşılaşma ihtimalleri söz konusu olabilir. Bahse konu kanun maddesi kapsamında düzenlenen suçu işleyen kimseler hakkında on sekiz aydan beş yıla kadar hapis cezasına hükmolunur.
