Personel özlük dosyası İş Kanunu'nun 75. maddesine göre işverenin işçi hakkında tutması gereken evraklar bütünüdür. İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu belge ve kayıtları saklamak ve talep edildiğinde bunları göstermek işveren için zorunluluktur.
Personel özlük dosyası yönetmeliği 4857 sayılı Türk İş Kanunu, 75. maddede; “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” şeklinde belirtilmiştir. Özlük dosyası çalışanın o iş yerinde çalıştığının, işçinin çalıştığı süre boyunca işverenle kurduğu iş ilişkisiyle alakalı oluşturulan her evrak, yazışmayı içeren belgelerden oluşmaktadır. Çalışanın işiyle alakalı her hareketin her değişikliğin belgelendiği bir kayıt dosyasıdır.
Personel Özlük Dosyasının Saklanma Süresi Ne Kadardır?
Personel özlük dosyası saklama süresi işverenlerin hassasiyetle yaklaşması gereken bir konudur. Hem işveren hem de insan kaynakları personeli söz konusu dosyayı kaç yıl saklayacağını bilmelidir. Bu noktada iş kanunda özlük dosyasının saklanma süresi ile ilgili herhangi bir madde yer almaz. Ancak bu süre vergi uygulamaları kapsamında 5 yıl olarak belirlenmiştir. Ayrıca SGK bakımından da 10 yıl saklanması zorunludur. İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları gereği ise özlük dosyasının 15 yıl saklanması gerekir.
Personel Özlük Dosyası Tutmamanın Cezası Nedir?
Her işveren, çalışanlarıyla ilgili bilgiler içeren özlük dosyası tutmakla mükelleftir. 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi işçi özlük dosyasının düzenlenmesiyle ilgilidir. Bahsi geçen kanunun 104. maddesinde ise işverenin çalışan için herhangi bir özlük dosyası tutmaması durumunda idari para cezasına çarptırılacağı belirtilir. 4857 Sayılı İş Kanunu 104. maddesinde ‘’75 inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76 ncı maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline idari para cezası verilir.’’ ifadesi yer alır. İşçi özlük dosyası cezası 2023 yılı itibarıyla 9.303,00 TL olarak belirlenmiştir.
Personel Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?
Özlük dosyası evrakı, çoğunlukla şirketlerin insan kaynakları departmanında çalışan personel tarafından tutulur. İlgili departman işe yeni giren çalışandan şirketin sistemine ve faaliyet alanına uygun olarak bazı belgeleri teslim etmesini talep eder. Özlük dosyası içeriğine uygun olarak teslim alınan belgelerin eksiksiz olması gerekir.
Özlük dosyasının standart bir formatı bulunmaz. Şirket, söz konusu dosyanın formatına ve içeriğine kendisi karar verebilir. Özlük dosyası hazırlama işlemi sırasında dikkat edilmesi gereken konu, şirketin talep ettiği belgelerin ve bilgilerin eksiksiz bir şekilde sağlanmış olmasıdır.
Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanmalıdır?
Personel özlük dosyası her işçi için ayrı ayrı hazırlanır. Bu noktada ilk olarak dikkat edilmesi gereken personelin gerekli belgeleri teslim etmesidir. Ayrıca işe alım yapan kurumun, özlük dosyasında bulunması gerekenlerin eksiksiz teslim edilip edilmediğini kontrol etmesi gerekir.
Özlük dosyası hazırlama ise şu şekilde gerçekleşir:
Departmanlara ait tüm çalışanlar için birer klasör açılır ve bu klasörün başlığına personelin “Adı Soyadı” yazılır.
Dosyasına eklenmesi gereken evrakın bir listesi çıkarılır ve liste sıralaması her personel için aynı şekilde takip edilir.
Her klasöre evrak için kontrol ve takip çizelgesi düzenlenir. İşe devam ederken ve işten ayrılma durumuna göre bulunması gereken evrak eklenir. İş kanununda bir şekil şartı belirtilmemiştir.
Kırtasiyelerden alınacak herhangi bir dosya veya klasörle özlük dosyası oluşturulabilir. Buna karşın özlük dosyası tutulması zorunludur ve eksik evrak idari para cezasına neden olabilir.
Personel özlük dosyası hazırlanırken standart bir formata uyma zorunluluğu bulunmaz. Şirketler veya avukatları, şirketin kendi sistemine göre farklı formatlarda özlük dosyası hazırlayabilir. Ancak yine bu noktada dikkat edilmesi gereken her personel için istenen belgelerin eksiksiz olmasıdır.
